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Die Art der Meetings hat sich in Zeiten von Corona verändert. Die Meetingkultur anscheinend nicht. So waren schon vor der Krise die Kollegen von Bain & Company zu dem Ergebnis gekommen, dass 40% aller Meetings ineffektiv sind. Dabei ist doch Zeit Geld – oder nicht?

„Wir sollten erst mal alle an einen Tisch holen.“ oder „Wir gehen jetzt erst einmal ganz offen rein.“ oder auch „Das können wir dann ja im Meeting klären.“ Kennen Sie diese Sätze? Alles typische Indikatoren für ineffiziente Meetings. Kein Wunder, dass Führungskräften teilweise nur 7 Stunden für ihre eigentliche Arbeit bleibt. Den Rest der Zeit hängen sie im – na? Klar im Meeting.

Meetings gehören professionalisiert

Doch woran liegt das? Sicherlich daran, dass sich nur wenige Führungskräfte wirklich Gedanken über Ihre Meetingkultur machen. So schätzt Bain & Company in der oben genannten Studie, dass in Deutschland jedes Jahr 700 bis 800 Milliarden Euro pro Jahr durch ineffiziente Meetings verbrannt werden.

Aus meiner Sicht eine Zahl, die es lohnenswert erscheinen lässt, über Meetings nachzudenken. Vor allem darüber, wir sorglos in der Praxis mittlerweile ein Meeting einberufen wird. Denn während wir versuchen Kundenbeziehungen, Produktinnovationen, Prozesse und noch vieles mehr zu monetarisieren, scheint ein Meeting nichts zu kosten.

„Okay, vielen Dank für Ihren Input. Wir werden die Ergebnisse gemeinsam mit dem Datenanalysten noch einmal vorbesprechen. Dann werden wir diese Ergebnisse aufbereiten und mit dem Gruppenleiter diskutieren. Das wird die Grundlage für die Entscheidungsvorlage in der nächsten Abteilungsleiter-Runde.“ Und es ging darum, bei welchen Kundengruppen die Zusatzoption angeboten werden sollen.

Ein echtes Beispiel und nicht professionell. Denn alle Aufgaben wären bilateral zu klären gewesen. Und damit deutlich günstiger, wenn man nur mal die Arbeitszeiten der beteiligten Personen betrachtet. Von Geschwindigkeit möchte man da gar nicht reden.

Meetings gehören also professionalisiert. Und dazu gehören alle drei Bereiche eines Meetings:

  • Die Vorbereitung,
  • die Durchführung UND
  • die Nachbereitung.

Meetings fangen vor dem Meeting an

„Dann lass‘ uns Donnerstag einfach nochmal in großer Runde sprechen“ – Mit dem Satz gehen viele Meetings zu Ende. Häufig stellt noch jemand eine Termineinladung ein, damit alle einen vollen Kalender haben. Ist der Termin damit ausreichend vorbereitet? In aller Regel nicht.

Eine gute Terminvorbereitung kostet Zeit, weil verschiedene Fragen beantwortet werden müssen. Aber dieser Zeitinvest lohnt sich, da er nur bei einer Person liegt. Investieren Sie hier nicht, vergeuden Sie im Nachgang noch viel mehr Ressourcen.

Die alles entscheidende Frage lautet: „Braucht es überhaupt ein Meeting?“. Diese Frage können Sie sich nur beantworten, wenn Sie wissen, was Sie mit dem Meeting erreichen wollen. Dabei lassen sich grundsätzlich drei Typen unterscheiden:

  • Ihre KollegINNen sollen über einen bestimmten Umstand informiert werden,
  • sie sollen von etwas überzeugt werden oder
  • sie sollen ein Ergebnis erarbeiten.

Die Vorbereitung hängt vom Inhalt ab

Bei Meetings, die informieren sollen, sollten Sie sich stets fragen: Reicht es nicht, eine entsprechende Informationsunterlage zu versenden? Falls Sie diese Frage jetzt mit ’nein‘ beantworten, seien Sie ganz ehrlich zu sich: Liegt das vielleicht nicht nur daran, dass Sie schlecht dokumentiert haben? Falls Sie auch das mit nein beantworten, dann sollten Sie Ihre Unterlage im Vorfeld verschicken. UND Sie sollten das Meeting nur durchführen, wenn es auf Ihre Unterlage hin Rückfragen gab.

Das Gleiche gilt für Meetings, die überzeugen sollen. Auch für diese Meetings sollten Sie eine entsprechende Unterlage zur Verfügung stellen. Hier sollten alle Informationen enthalten sein, die die Entscheidungsberechtigten auch zur Entscheidung befähigen. Häufig macht es auch Sinn, die anstehende Entscheidung im Vorfeld bilateral zu besprechen. Damit lassen sich überraschende Diskussion im Meeting vermeiden und wertvolle Zeit sparen.

Auch sind Meetings nicht immer geeignet, um Ergebnisse zu produzieren. Häufig lassen sich diese Ergebnisse nämlich genauso gut oder besser alleine oder im Tête-à-Tête erarbeitet. In anderen Fällen ist ein solches Meeting zwar sinnvoll, aber es ist noch zu früh dafür, weil etwa noch wichtige Informationen fehlen.

Meetings richtig planen

Auch das formale Planen von Meetings ist ein entscheidender Erfolgsfaktor. Das fängt beim Kreis der Einzuladenden an, geht über das Vorgeben des zeitlichen Rahmens und der Agenda und endet beim Versenden von Unterlagen.

Natürlich hängt der Kreis der Einzuladenden stark von Ihrem jeweiligen Meetingziel ab. Fragen Sie sich bei jedem der Einzuladenden: „Welchen konkreten Beitrag kann die Kollegin oder der Kollege zum Erreichen des Meetingziels beitragen?“ Lassen Sie sich dabei nicht von Firmenpolitik leiten. Denn wenn Sie sich diese Frage beantworten, können Sie ja sowohl erklären warum jemand teilnehmen sollte und warum nicht. Denken Sie an die 700-800 Milliarden Euro.

Haben Sie auch einmal Mut zur Lücke. Warum nicht ein Meeting für 20 Minuten anberaumen – wenn es halt nicht länger dauern sollte. Es müssen nicht immer 30 Minuten-Einheiten sein, nur weil Outlook uns diese vorschlägt. Auch das typische: „Ich stelle mal zwei Stunden ein. Wenn wir dann früher fertig sind, ist es ja auch gut.“ ist eine Sünde. Denn hier gehen Sie sehr sorglos mit der Ressource Zeit um.

Auch eine gute Agenda enthält eine konkrete Zeiteinteilung. Und diese Agenda sollten Sie – ebenso wie etwaige Unterlage – so frühzeitig verschicken, dass alle Teilnehmer Zeit haben, diese auch zu lesen. Dann besteht nämlich die Möglichkeit, dass Ihnen bestimmte Teilnehmer absagen, weil Sie nicht wissen, welchen Wertbeitrag sie liefern können. Und eine entsprechende Diskussion darüber ist völlig in Ordnung – ja, sogar wünschenswert.

Aktivieren Sie Ihre Teilnehmer

Egal wie gut Ihre Vorbereitung ist, eine 150-Seiten-Powerpoint-Fließtext-Präsentation ist bei der Durchführung ein No-Go. Fragen Sie sich auch hier: Was ist das Ziel und gestalten Sie das Meeting entsprechend.

Das wohl wichtigste Element für Sie wird sein, die Teilnehmer Ihres Meetings zu aktivieren. Nutzen Sie dafür Multimedia-Elemente: Animationen, viele ansprechende Bilder oder auch kleine Filme. Wir Menschen reagieren nämlich stärker emotional auf (bewegte) Bilder als auf Text.

Bauen Sie interaktive Inhalte ein. Bei einem Informations-Meeting können Sie z.B. aktive Fragerunden integrieren – und niemand sagt, dass Sie auch alle beantworten müssen. Auch interaktive Polls sind eine gute Möglichkeit zur Interaktion.

Ebenso können Sie Ihre Teilnehmer stehen lassen. Natürlich nicht im übertragenden Sinn! Nutzen Sie z.B. Stehtische oder bauen Sie Aktivitäten am Whiteboard ein. Ich habe schon viele Teilnehmer im Meeting schlummern sehen – aber nie jemanden, dem das im Stehen gelungen wäre.

Gehen Sie zum Aktivieren auch ruhig mal an die frische Luft. Wenn es das Meeting (und das Wetter) hergibt, dann können Meetings auch gerne mal im Freien z.B. im Biergarten stattfinden. Oder Sie nutzen sogenannte Kreativräume. So verfügt der TÜV Rheinland unter anderem über einen „Dschungel-Raum“ oder einen „Hütten-Raum“. Diese Räume sollen vor allem das Out-of-the-Box-Denken fördern.

Timboxing ist das neue Zauberwort

Gestalten Sie den Termin so kurz wie möglich und so lang wie nötig. Das bedeutet nicht, dass alles über 30 Minuten nicht erlaubt ist. Planen Sie vielmehr feste Zeitfenster für Meetingelemente ein. Diese sogenannten Timeboxen sollten Sie entsprechend einhalten. Sanduhren und Timer können dabei helfen, auch wenn das unkonventionell klingt.

Teil der Zeitplanung sind auch Pausen. Führen Sie halb- oder ganztägige Workshops durch, denken sie an Biopausen. Nach spätestens 1,5 h ist jeder Ihrer Teilnehmer bereit für ein paar Schritte, Smalltalk oder (Platzmachen für) neuen Kaffee.

Wo wir beim Thema Bio sind: Bedenken Sie auch, wann Sie am leistungsstärksten sind: Vormittagstermine sind häufig am produktivsten. Freitagnachmittag sind viele mental schon im Wochenende. Natürlich müssen Sie sich aber auch nach Verfügbarkeiten richten. Vermeiden Sie dennoch den Timeslot nach der Mittagspause, inbesondere bei Kantinen mit Hang zum Deftigen.

Schließen Sie jede Timebox mit einer kurzen Zusammenfassung ab. Ob Sie das in Powerpoint, am Flipchart oder Adhäsionsfolien an der Wand machen, entscheiden Sie. Nicht nur, dass Sie sich damit die Dokumentation erleichtern. Sie geben Ihren Teilnehmern bereits während des Meetings das Gefühl, etwas erreicht zu haben.

Das Ende ist der Anfang

Sie haben sich viele Gedanken im Vorfeld gemacht. Den Termin haben Sie sorgsam durchgeführt. Dann verdient er es auch, dass sie ihn sorgfältig nachbereiten. Das bedeutet nicht, dass sie ein minutengenaues Protokoll in Word hacken.

Niemanden interessiert es, wer wessen Meinung zusätzlich unterstützt hat. Auch schnell verworfene Ideen oder Exkurse können Protokolle schnell länger werden lassen, als sie es müssten. Konzentrieren Sie sich auf die Kernbotschaften. Schreiben Sie also statt eines Verlaufsprotokolls ein Ergebnisprotokoll.

Höhere Lesewahrscheinlichkeit erzielen Sie mit einem einfachen Trick. Schreiben Sie Ihre Ergebnisse direkt in den Fließtext einer Email. Fotos im Anhang (korrekt ausgerichtet) können ergänzen. Sie senken so die Hürde, dass Anhänge gar nicht erst geöffnet werden.

Email ist übrigens auch ein exzellenter Kanal, um mit uns in Kontakt zu treten. Wir freuen uns über Feedback zum Artikel oder zum gleichnamigen Podcast.

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Über den Autor

Dr. Michael Stiller ist Impulsgeber und Umsetzer für die Themen Strategie, Marketing & Vertrieb. Seit über 20 Jahren berät er Unternehmen zu diesen Themen und scheut sich auch nicht Verantwortung – z.B. als Interim Manager – für die Umsetzung zu übernehmen. Seine Erfahrungen und Wissen teilt er hier und in seinem Podcast.

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