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Die Art der Meetings hat sich in Zeiten von Corona verändert. Die Meetingkultur anscheinend nicht. So waren schon vor der Krise die Kollegen von Bain & Company zu dem Ergebnis gekommen, dass 40% aller Meetings ineffektiv sind. Dabei ist doch Zeit Geld – oder nicht?

„Wir sollten erst mal alle an einen Tisch holen.“ oder „Wir gehen jetzt erst einmal ganz offen rein.“ oder auch „Das können wir dann ja im Meeting klären.“ Kennen Sie diese Sätze? Alles typische Indikatoren für ineffiziente Meetings. Kein Wunder, dass Führungskräften teilweise nur 7 Stunden für ihre eigentliche Arbeit bleibt. Den Rest der Zeit hängen sie im – na? Klar im Meeting.

Meetings gehören professionalisiert

Doch woran liegt das? Sicherlich daran, dass sich nur wenige Führungskräfte wirklich Gedanken über Ihre Meetingkultur machen. So schätzt Bain & Company in der oben genannten Studie, dass in Deutschland jedes Jahr 700 bis 800 Milliarden Euro pro Jahr durch ineffiziente Meetings verbrannt werden.

Aus meiner Sicht eine Zahl, die es lohnenswert erscheinen lässt, über Meetings nachzudenken. Vor allem darüber, wir sorglos in der Praxis mittlerweile ein Meeting einberufen wird. Denn während wir versuchen Kundenbeziehungen, Produktinnovationen, Prozesse und noch vieles mehr zu monetarisieren, scheint ein Meeting nichts zu kosten.

„Okay, vielen Dank für Ihren Input. Wir werden die Ergebnisse gemeinsam mit dem Datenanalysten noch einmal vorbesprechen. Dann werden wir diese Ergebnisse aufbereiten und mit dem Gruppenleiter diskutieren. Das wird die Grundlage für die Entscheidungsvorlage in der nächsten Abteilungsleiter-Runde.“ Und es ging darum, bei welchen Kundengruppen die Zusatzoption angeboten werden sollen.

Ein echtes Beispiel und nicht professionell. Denn alle Aufgaben wären bilateral zu klären gewesen. Und damit deutlich günstiger, wenn man nur mal die Arbeitszeiten der beteiligten Personen betrachtet. Von Geschwindigkeit möchte man da gar nicht reden.

Meetings gehören also professionalisiert. Und dazu gehören alle drei Bereiche eines Meetings:

  • Die Vorbereitung,
  • die Durchführung UND
  • die Nachbereitung.

Meetings fangen vor dem Meeting an

„Dann lass‘ uns Donnerstag einfach nochmal in großer Runde sprechen“ – Mit dem Satz gehen viele Meetings zu Ende. Häufig stellt noch jemand eine Termineinladung ein, damit alle einen vollen Kalender haben. Ist der Termin damit ausreichend vorbereitet? In aller Regel nicht.

Eine gute Terminvorbereitung kostet Zeit, weil verschiedene Fragen beantwortet werden müssen. Aber dieser Zeitinvest lohnt sich, da er nur bei einer Person liegt. Investieren Sie hier nicht, vergeuden Sie im Nachgang noch viel mehr Ressourcen.

Die alles entscheidende Frage lautet: „Braucht es überhaupt ein Meeting?“. Diese Frage können Sie sich nur beantworten, wenn Sie wissen, was Sie mit dem Meeting erreichen wollen. Dabei lassen sich grundsätzlich drei Typen unterscheiden:

  • Ihre KollegINNen sollen über einen bestimmten Umstand informiert werden,
  • sie sollen von etwas überzeugt werden oder
  • sie sollen ein Ergebnis erarbeiten.

Die Vorbereitung hängt vom Inhalt ab

Bei Meetings, die informieren sollen, sollten Sie sich stets fragen: Reicht es nicht, eine entsprechende Informationsunterlage zu versenden? Falls Sie diese Frage jetzt mit ’nein‘ beantworten, seien Sie ganz ehrlich zu sich: Liegt das vielleicht nicht nur daran, dass Sie schlecht dokumentiert haben? Falls Sie auch das mit nein beantworten, dann sollten Sie Ihre Unterlage im Vorfeld verschicken. UND Sie sollten das Meeting nur durchführen, wenn es auf Ihre Unterlage hin Rückfragen gab.

Das Gleiche gilt für Meetings, die überzeugen sollen. Auch für diese Meetings sollten Sie eine entsprechende Unterlage zur Verfügung stellen. Hier sollten alle Informationen enthalten sein, die die Entscheidungsberechtigten auch zur Entscheidung befähigen. Häufig macht es auch Sinn, die anstehende Entscheidung im Vorfeld bilateral zu