Kennen Sie diese Aussage? Vielleicht sogar von sich selber? Gerade in der Energiewirtschaft – so scheint es mir – gibt es eine wahre Meeting-Inflation. Spätestens ab der 1. Führungsebene ist im Kalender kaum noch ein freier Zeitblock von über 2 Stunden zu finden. Dabei stellt sich die Frage: Wann wird denn eigentlich gearbeitet?
Abstimmungsmeetings, Brainstormings, Statusupdates, Vorbereitungsworkshops, Jour Fixe, Projektrunden, Arbeitsmeetings… Die Liste lässt sich sicher noch ein wenig weiterführen. Der tägliche Meeting-Marathon lässt grüßen. Dabei lässt der mit Meetings gespickte Kalender vor allem eins nicht zu: Das Arbeiten an den wichtigen Herausforderungen. Denn wenn bis 17.00 Uhr fünf bis sechs Meetings abgehalten wurden, verhindert nicht nur der berechtigte Wunsch nach Freizeit und Familie das Arbeiten an den wichtigen Themen sondern auch die Erschöpfung und der damit verbundene „zue Kopf“. Sie halten Meetings trotzdem für wichtig? Dann testen Sie doch einmal die Effektivität der Meetings aus Ihrem Gedächtnis heraus: Bei wie vielen der Meetings in dieser Woche hat mindestens ein Teilnehmer E-Mails beantwortet bzw. am Laptop gearbeitet? Dieser Kollege hat demnach – zumindest zum Teil – nicht nutzenstiftende Zeit in diesem Meeting verbracht. Von welchem Meeting haben Sie kein Protokoll (in welcher Form auch immer) erhalten? Bei diesem Meeting besteht ein sehr hohes Risiko, dass Sie sich über genau die selben Inhalte mit genau dem selben Sachstand in naher Zukunft erneut austauschen werden. Bei welchem Meeting wurde nicht im Vorhinein festgelegt, was das gewünschte Ergebnis ist? Bei diesem Meeting ist davon auszugehen, dass Sie vielleicht ein Ergebnis erzielt haben, aber nicht das, weswegen Sie sich eigentlich austauschen wollten. Ihnen ist kein Meeting eingefallen? Dann sollten Sie jetzt Zeit sparen und erst nächste Woche wieder in diesem Blog vorbeischauen. Andernfalls könnte sich das Weiterlesen lohnen.
Das Problem an der aktuell weit verbreiteten Meeting-Kultur ist, dass Meetings aus den falschen Gründen einberufen und damit zu reinen Zeitfressern werden. Denn häufig sind die eigentlichen Gründe: Bequemlichkeit, Unsicherheit beim Herangehen an eine Aufgabe oder beim Treffen einer Entscheidung oder Kontrollzwang. (Das lässt sich übrigens fast 1:1 auf den Trend des CC-Verhaltens bei E-Mails übertragen.) Bequemlichkeit und Unsicherheit sind dabei zwei Gründe, um ein Meeting einzuberufen, die sehr nah beieinander liegen. Sie folgen dem Team-Gedanken „Toll-Ein-Anderer-Macht’s“. Diese Meetings sind in aller Regel schlecht oder überhaupt nicht vorbereitet. Gerne auch mal unter dem Deckmantel „Brainstorming“ getarnt. Diesem Zeitfresser kann begegnet werden, indem man für jedes Meeting eine gut strukturierte Vorbereitung einfordert, die jedem Teilnehmer im Vorfeld zugestellt wird. So wird sichergestellt, dass sich der Einladende klar darüber wird, was genau er von der Gruppe erwartet und welchen Mehrwert jeder Teilnehmer bringen könnte. In den meisten Fällen wird im Rahmen der Vorbereitung bereits klar, dass überhaupt kein Meeting benötigt wird, sondern sich fast alles bilateral klären lässt. Dadurch wird es auch deutlich leichter, eine gut begründete Entscheidung zu treffen, so dass dies auch einen großen positiven Einfluss auf die Entscheidungsunsicherheit hat. Zudem wird dadurch auch schnell klar, welcher Teilnehmerkreis wirklich sinnvoll ist.
Häufig wird auch eingeladen, weil der Einladende die Hoffnung hat, dass, wenn man nur mit vielen Leuten über die eigene Herausforderung spricht, sich irgendwer anderes dieser Herausforderung annimmt. Ein sicherer Indikator für diese Haltung ist, dass es keine Dokumentation des Treffens gibt. Gerne werden diese Meetings mit dem Titel Arbeitsmeeting, Vorbereitungsgespräch oder Jour Fixe geführt. Dabei macht ein solches Meeting nur Sinn, wenn Aufgaben klar definiert, Verantwortlichkeiten für diese Aufgaben eindeutig festgelegt und Timings für die jeweiligen Aufgaben präzise definiert werden. Um dem Zeitfresser „Bequemlichkeits-Meeting“ Einhalt zu gebieten, muss diese Aufgabenliste und der Bericht über den Status dieser Aufgaben die Basis für das folgende Meeting bilden. Dabei sollte dann wirklich nur kurz auf den Status eingegangen werden und sich ergebende Probleme im Rahmen neu aufzunehmender Aufgaben besprochen werden. Dadurch lässt sich die Zeit für solche Meetings drastisch verkürzen. Das Lösen der angesprochenen Probleme sollte dann wiederum bilateral bzw. in gut vorbereiteten Arbeitsgruppen erfolgen (Achtung: für diese Arbeitsgruppen gilt das gleiche wie für alle anderen Meetings auch).
Auch der Kontrollzwang ist im Rahmen von Meetings ein wahrer Zeitfresser. So ruft hier der Manager zum Meeting, damit er „mal erfährt, wie man so voran kommt“. Doch auch dies lässt sich deutlich besser und schneller auf Grundlage eines guten Reports erledigen. Unklarheiten und Nachfragen lassen sich ebenfalls am Besten in einem bilateralen Gespräch klären. Dieser Zeitfresser lässt sich also ein wenig auf die Bequemlichkeit des Managers zurückführen, der eher unterhalten werden möchte, als trockene Berichte zu lesen. Das hat allerdings den großen Nachteil, dass man sein Urteil über das Gehörte direkt im Meeting fällen muss, anstatt angemessen darüber nachzudenken. Die Entscheidungsqualität wird darunter leiden.
Ich bin der festen Überzeugung, dass sich durch das Beachten der obigen Punkte bis zu 80% der Meetingzeiten einsparen lässt. Wichtig ist nur, dass man sich auch selber an all die Vorgaben hält und konsequent handelt. So halte ich es für durchaus legitim ein Meeting abzusagen, dass nicht ordentlich vorbereitet ist oder bei dem auf Basis der Vorbereitung klar wird, dass man keinen Beitrag leisten kann. Ebenso ist es legitim ein „Folge-Meeting“ abzusagen, wenn es aus dem ersten Meeting keine Dokumentation gibt. Machen Sie doch einmal folgenden, mit Ihrem Vorgesetzten abgestimmten Versuch: Sagen Sie für sich und Ihr Team alle Meetings in den nächsten 2 Wochen ab, von denen Sie nicht 100% überzeugt sind, dass sich eingesetzte Zeit rechnen wird. Legen Sie los und sparen Sie Zeit für die wirklich wichtigen Herausforderungen!
