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Kennen Sie diese ellenlangen Vertriebsreportings? Diese Pamphlete bei denen man beim Erhalten bereits denkt: „Och, das kann ich auch am Freitag noch lesen…“ Und erinnern Sie sich dann noch, was Sie am Freitag gemacht haben? Dabei sollte ein Vertriebsreporting doch vor allem eins schaffen: Klare Sicht!

Die Intention – das Windex des Vertriebsreportings

Sie lesen weiter. Das bedeutet wohl, dass Sie wissen, wovon ich oben gesprochen habe. Und wohl auch, dass Sie es nicht mögen. Doch wenn es so vielen so geht, warum gibt es Sie dann? Die Vertriebsreportings, die vor allem für die Ablage erstellt werden, weil keiner sie lesen mag.

Aus meiner Sicht liegt das vor allem daran, dass der Informationsbedarf für einen Vertriebsreport aus den Augen verloren wird. Beziehungsweise, dass die Dimensionen des Informationsbedarfs nicht übereinander gebracht werden. Dabei lassen sich folgende Dimensionen unterscheiden:Informationsbedarf

  • Der instrumenteorientierte Informationsbedarf,
  • der verhaltensorientierte Informationsbedarf und
  • der problemorientierte Informationsbedarf.

Instrumenteorientierter Informationsbedarf

Im letzten Artikel haben wir bereits besprochen, dass Vertriebskennzahlen auch messbar sein müssen (vgl. Blogbeitrag und auch Podcast). Klar, was nützt mir die beste Vertriebskennzahl, wenn ich sie nicht ausweisen kann. Und da wir nur noch selten – Gott sei Dank – mit Strichlisten unterwegs sind, werden diese Kennzahlen aus Systemen ‚gezogen‘.

Das ist nicht immer einfach. Häufig werden dafür extra Systeme angeschafft. Oder es werden andere Systeme, z.B. CRM-Systeme, dazu befähigt. In aller Regel bringen diese Systeme auch bereits Vorlagen (Templates) für Reportings mit.

Dann wird es einfach – denkt man zumindest häufig. Denn diese Templates sind eben auch nur das: Vorlagen. Für das eigene Vertriebscockpit muss man diese anpassen. Wenn das nicht geschieht, füllt sich das Vertriebsreporting schnell mit Kennzahlen, die man zwar nicht wollte, die aber das System halt liefert.

Das ist damit gemeint, wenn man von einem instrumenteorientiertem Informationsbedarf spricht. Dann wird der Vertriebsreport eben mit den Kennzahlen aufgefüllt, die die eingesetzten Instrumente auch liefern können. Zunächst einmal unabhängig von dem, was vielleicht Sinn machen würde.

Verhaltensorientierter Informationsbedarf

Aber die Kennzahlen sind zum Teil natürlich interessant. Vielleicht – oder gerade – weil man durch diese Kennzahlen auch Einblick über die Performance anderer Kollegen erhält. Oder weil man genau diese Kennzahl schon immer wissen wollte. Macht doch Sinn, oder?

Es ist also der Informationsbedarf, den wir aus uns heraus, aus unserem Verhalten heraus entwickeln. Da können ganz unterschiedliche Motive eine Rolle spielen: Ehrgeiz, Neugier, Schadenfreude, Pflichtbewusstsein… und so weiter. Dabei will ich das jetzt überhaupt nicht werten.

Vielmehr geht es darum, dass wir ein Vertriebsreporting auch durch unser Informationsverhalten aufblähen können. Und wenn dies geschieht, erschaffen wir vielleicht selber ein Reporting für die Ablage. Denn unser Verhalten und unsere Motive können sich mitunter auch schnell ändern.

Problemorientierter Informationsbedarf

Idealerweise wählen Sie aber vor allem Kennzahlen für Ihr Vertriebsreporting, die Ihnen helfen, Ihre Aufgabe zu bewältigen. Kennzahlen, die es Ihnen ermöglichen Ihren Vertrieb proaktiv, effektiv und effizient zu steuern.

Die Anforderungen an solche Kennzahlen haben wir vor allem letzte Woche besprochen. Sie sollten beeinflussbar sein, zu Ihren Unternehmenszielen passen und – als Kennzahlensystem – Ihnen bereits unterjährig Hinweise auf die Zielerreichung geben.

Erfüllen Ihre Kennzahlen diese Anforderungen, so deckt Ihr Vertriebsreporting auch den problemorientieren Informationsbedarf. Aber all das hilft Ihnen natürlich wenig, wenn Sie die so ausgewählten Kennzahlen weder erheben können, noch Sie diese Kennzahlen interessieren.

Kein One-Size-fits-all bei Vertriebsreportings

Sie müssen also alle drei Informationsbedarfe übereinander bringen, wenn Sie ein gutes Vertriebsreporting aufstellen wollen. Die logische Konsequenz daraus: Unterschiedliche Organisationseinheiten und sogar unterschiedliche Menschen brauchen unterschiedliche Vertriebsreportings.

So ist die Aufgabe eines Vertriebsleiters das Sicherstellen des Erreichens der Vertriebsziele für das Unternehmen. Er sollte also in seinem Vertriebsreporting schnell sehen können, ob dieses Ziel erreicht wird oder nicht. Wenn dem so ist, ist – vor dem Hintergrund seiner Aufgabe – zunächst einmal alles in Ordnung. Wenn sich aber Probleme bei der Zielerreichung abzeichnen, dann muss er schnell erkennen, in welchem Bereich diese zu verorten sind.

Was er – aus seiner Rolle heraus – nicht braucht, ist es im Detail zu erkennen, was die Ursache dieses Problems ist. Zumindest nicht, wenn er dafür noch Mitarbeiter oder untergeordnete Abteilungen hat. Doch genau hier setzt der verhaltensorientierte Informationsbedarf an. Viele Vertriebsleiter wollen genau das wissen.

Vor dem Hintergrund der Steuerung ist das falsch. Er sollte diesen Erkenntnisgewinn dem dafür zuständigen Mitarbeiter überlassen. Dieser wird wiederum hierfür ein abweichendes Vertriebsreporting benötigen. Eines, welches ihm einen deutlich detaillierteren Blick auf seinen Bereich erlaubt.

So wird schnell klar, dass ein Unternehmen nicht ein Vertriebsreporting braucht. Es braucht quasi ein Vertriebsreportingsystem. Denn die unterschiedlichen Vertriebsreports sollten natürlich wiederum einen Zusammenhang herstellen. Und wenn sich mal wieder ein Vertriebsreporting aufbläht, könnte das auch ein Zeichen dafür sein, das Steuerungsmodell noch einmal zu hinterfragen.

Das können wir natürlich auch gerne gemeinsam tun oder Sie hören einfach noch einmal in unseren Podcast, der sich mit dem gleichen Thema beschäftigt.

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Über den Autor

Dr. Michael Stiller ist Impulsgeber und Umsetzer für die Themen Strategie, Marketing & Vertrieb. Seit über 20 Jahren berät er Unternehmen zu diesen Themen und scheut sich auch nicht Verantwortung – z.B. als Interim Manager – für die Umsetzung zu übernehmen. Seine Erfahrungen und Wissen teilt er hier und in seinem Podcast.

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